Qué inventariar antes de migrar las cuentas de correo de tu empresa

Antes de migrar, armá un inventario que relacione cada dirección con su responsable, sus datos y su forma de uso. Esa información sirve para dimensionar el destino y evitar que una cuenta poco visible quede afuera. También permite pedir una propuesta con un alcance concreto.

Una dirección puede representar cosas distintas

No des por hecho que todas las direcciones públicas tienen una bandeja propia. Algunas pueden ser alias o encaminamientos, según la configuración actual. Otras pertenecen a personas que ya no trabajan en la empresa, pero siguen recibiendo consultas de clientes.

Registrá el tipo que realmente existe y el comportamiento que necesitás conservar. Si no lo sabés, marcá el dato como pendiente de verificar. Es preferible esa aclaración a crear una cuenta innecesaria o perder una ruta de atención.

Los campos que ayudan a tomar decisiones

Podés comenzar con una planilla que incluya dirección, responsable, uso comercial, espacio ocupado, carpetas importantes, dispositivos y prioridad. Agregá una columna para el destino previsto y otra para la persona que aprobará la copia.

No escribas contraseñas en esa planilla. El inventario describe el trabajo; los accesos deben gestionarse por un mecanismo separado y adecuado. Compartir un listado operativo no debería entregar también las llaves de todas las cuentas.

Distinguí el espacio usado del espacio contratado. Una cuenta con poco movimiento puede conservar años de adjuntos. Otra puede recibir muchos mensajes livianos. El número de usuarios, por sí solo, no permite estimar la capacidad necesaria.

Revisá lo que no se ve en webmail

Pedí a cada usuario que identifique archivos guardados en su computadora, agendas y libretas de contactos. Según la aplicación y el tipo de cuenta, esos datos pueden tener un tratamiento distinto al correo. La documentación de Microsoft sobre sincronización distingue los datos sincronizados por cada modalidad.

Esa revisión es especialmente útil cuando una computadora antigua se convirtió en el archivo informal de la empresa. Encontrar mensajes allí no prueba que también estén en el servidor que se va a copiar.

Ejemplo: una agencia con direcciones por proyecto

Supongamos que una agencia tiene cuatro personas, pero publica doce direcciones. Al revisar, descubre que tres se usan para proyectos cerrados, dos encaminan consultas y una recibe facturas de proveedores. Migrar solo las cuatro cuentas personales dejaría fuera un flujo administrativo importante.

La agencia clasifica cada dirección como activa, histórica o pendiente de decisión. Para las históricas, identifica quién debe conservar el material. Para las activas, escribe una prueba de aceptación, como encontrar la última factura o recibir una consulta de prueba.

Cómo saber que el relevamiento está listo

• Ninguna dirección pública quedó sin clasificación.
• Cada cuenta tiene un responsable que puede validar sus datos.
• El volumen se obtuvo del servicio o de una revisión real.
• Los archivos locales están identificados por separado.
• Las dudas sobre alias y encaminamientos tienen dueño.
• Las cuentas que se propone cerrar tienen una decisión explícita.

Con ese documento, el proveedor puede señalar incompatibilidades antes de empezar. Además, el equipo entiende qué debe comprobar y evita convertir el día del cambio en una búsqueda de información básica.

Llevá el inventario a la consulta de migración y usalo para comparar los planes de Punto. Elegir capacidad y asistencia a partir de datos reales suele ser más útil que comprar pensando únicamente en cuántas personas trabajan hoy.