Cómo planificar una migración de correo sin cancelar antes de tiempo

Mantené activo el proveedor anterior hasta comprobar que el nuevo servicio recibe, envía y conserva los datos acordados. La fecha de cancelación debe salir de esas pruebas, no de la fecha en que compraste el plan nuevo. Para una empresa que cotiza por correo, perder acceso a una conversación puede complicar una venta aunque la cuenta nueva ya funcione.

Empezá por el resultado que necesitás conservar

Anotá qué significa terminar bien: mismas direcciones cuando el dominio es propio, carpetas necesarias disponibles, equipo configurado y mensajes recientes revisados. Sumá quién aprueba cada punto. La persona que administra el dominio puede confirmar la configuración, pero cada responsable comercial debe revisar sus conversaciones importantes.

No uses una lista de cuentas como único alcance. Un vendedor puede tener archivos locales, contactos en otra aplicación o mensajes guardados fuera del servidor. Identificarlos antes permite distinguir lo que se copiará de lo que necesita otro procedimiento.

Separá preparación, transición y cierre

Durante la preparación se crean los destinos, se revisa el espacio y se acuerda el método de copia. Probá primero con una cuenta representativa: una con varias carpetas y adjuntos sirve más que una bandeja casi vacía. Documentá cualquier diferencia antes de extender el trabajo.

En la transición se coordina el cambio de recepción y la configuración de los dispositivos. Los registros MX indican a qué servidores se entrega el correo del dominio; modificarlos no transporta el historial. El responsable técnico debe usar los valores del proveedor elegido, no copiar valores de una guía ajena.

El cierre incluye revisar lo que llegó al origen durante el cambio y resolver errores de copia. Recién entonces evaluás la baja, teniendo en cuenta las condiciones contractuales del servicio anterior.

Un ejemplo para una distribuidora

Imaginá una distribuidora de Asunción con seis personas y una cuenta de compras que conserva pedidos antiguos. La empresa elige un período de menor movimiento, copia una muestra y pide a compras que encuentre tres pedidos concretos. Después comprueba recepción desde clientes externos y respuesta desde el destino.

Si falta una carpeta usada para garantías, la migración todavía tiene un pendiente. La solución no consiste en asumir que nadie la necesita: se verifica dónde estaba, cómo se copia y quién valida el resultado. El origen se mantiene disponible mientras se resuelve.

Lista breve para autorizar la baja

• Cada cuenta prevista existe y su responsable puede entrar.
• Hay evidencia de envío y recepción con destinatarios externos.
• Se localizaron conversaciones antiguas, recientes y sus adjuntos.
• Se revisaron los mensajes recibidos durante la transición.
• Los datos excluidos tienen destino o decisión documentada.
• Está definido quién atiende un problema después del cambio.

Guardá esta lista junto con las fechas y los responsables. Si un punto queda abierto, asignale una acción concreta. Un “parece estar todo” no permite saber qué falta ni quién debe resolverlo.

Comprá con la migración en mente

Antes de elegir, consultá por requisitos de acceso, volumen admitido, acompañamiento y alcance de la transferencia. Pedí que las exclusiones queden claras: una copia de mensajes no implica transferir automáticamente agendas, reglas o firmas.

Podés revisar el servicio de migración de Punto y comparar los planes de correo. Prepará el número de cuentas, el espacio utilizado y el proveedor actual para conversar sobre una transición que tu equipo pueda validar.